Konferenz-Caterings bieten eine gute Möglichkeit, Veranstaltungen auf ein höheres Niveau zu heben und zur Zufriedenheit der Teilnehmer beizutragen. Ein gut organisiertes Catering verleiht der Konferenz oder dem Seminar eine professionelle Note und verbessert das Image. Du zeigst den Teilnehmern, dass die Veranstaltung gut geplant ist und Du auf ihre Bedürfnisse eingehst.
Was macht ein gutes Konferenz-Catering aus?
Ein gutes Konferenz-Catering spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung einer erfolgreichen Business-Veranstaltung und geht weit über das bloße Servieren von Essen hinaus. Da eine Konferenz in der Regel den ganzen Tag dauert, sind verschiedene Speisen erforderlich. Dazu gehören neben Frühstück, Mittag- und Abendessen auch Snacks und Fingerfood für die Pausen. Außerdem sollte man sich im Vorfeld über die unterschiedlichen Vorlieben und Wünsche der Gäste informieren. Von vegetarisch über vegan bis hin zu halal und koscher – Deine Gäste sollten sich respektiert fühlen.
So kalkulierst Du das Budget für ein Konferenz-Catering
Die Kalkulation des Budgets für ein Konferenz- oder Seminar-Catering erfordert eine sorgfältige Planung. Schon vor den Verhandlungen mit dem Catering-Service sollte zumindest die erwartete Teilnehmerzahl bekannt sein. Du kannst auch abklären, ob eine spätere Aufstockung für unentschlossene Gäste möglich ist. Mache Dir auch Gedanken über:
Menüauswahl: Möchtest Du ein Buffet-Catering oder ein Fingerfood-Catering?
Speisen und Getränke: Kalkuliere die Kosten für Speisen und Getränke pro Person basierend auf den gewählten Menü- und den Getränke-Optionen.
Service und Personal: Plane Catering-Personal für den Aufbau, den Service und den Abbau ein.
Zusätzliche Dienstleistungen: Wird Geschirr oder Besteck benötigt, das vom Caterer gestellt werden soll?
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Tipps: Zu jeder Tageszeit die richtigen Speisen
Tagungen, Konferenzen und Seminare gehen meistens über einen ganzen oder mehrere Tage. Somit musst Du Deine Gäste nicht nur mit einem Essen versorgen, sondern benötigst mehrere Menü-Optionen zu verschiedenen Tageszeiten.
Das Kaffee-Catering in den Pausen
Ein frischer Kaffee in der Pause sorgt für neue Energie und Konzentration. Kaffee, Snacks und Kuchen gehören zum Standard eines Tagungscatering. Sie bieten auch eine gute Gelegenheit, sich untereinander auszutauschen und ins Gespräch zu kommen. So wird eine erfrischende Abwechslung zum Programm geboten. Ein gut durchdachtes Kaffee-Catering sorgt für eine positive Wahrnehmung der Veranstaltung und die Teilnehmenden fühlen sich wertgeschätzt.
Fingerfood für zwischendurch
Für kleine Pausen zwischendurch bietet sich Fingerfood an. Die Teilnehmer benötigen weder Besteck noch Teller. Fingerfood bietet eine bunte Auswahl von vegan über vegetarisch bis hin zu Fisch und Fleisch. Damit ist Fingerfood eine attraktive Möglichkeit, die Verpflegung der Teilnehmer eines Seminars oder Kongresses unkompliziert, abwechslungsreich und ansprechend zu gestalten.
Das Buffet zum Mittag oder am Abend
Wenn es auf die Mittagszeit zugeht oder der Tag sich dem Ende neigt, ist es verständlich, dass der Hunger ruft. Ein Buffet bietet eine breite Palette an Speisen. Die Teilnehmenden können sich ihren Teller nach ihren Vorlieben und Bedürfnissen selbst zusammenstellen. Außerdem sind Buffets flexibel und lassen sich gut an die Größe des Events anpassen. Durch das Zusammenkommen am Buffet können die Teilnehmer auch miteinander ins Gespräch kommen. Das trägt zu einer entspannten Atmosphäre bei.
Welche Getränke sollten bei einer Tagung nicht fehlen?
Getränke sind ein wesentlicher Bestandteil des Caterings für Kongresse und Co. – folgende sollten daher nicht fehlen:
Wasser: Wasser ist das grundlegendste und wichtigste Getränk, das nicht fehlen darf. Es sollte ausreichend stilles Wasser und bei Bedarf auch Sprudelwasser zur Verfügung stehen.
Kaffee: Auch Kaffee ist bei den meisten Tagungen ein Muss. Koffein kann die Konzentration und Aufmerksamkeit steigern. Biete verschiedene Kaffeesorten an, zum Beispiel schwarzen Kaffee, Cappuccino, Espresso und eventuell entkoffeinierten Kaffee.
Tee: Neben Kaffee ist Tee eine beliebte Alternative. Biete eine Auswahl an verschiedenen Teesorten wie Schwarztee, Grüntee, Kräutertee oder Früchtetee an.
Erfrischungsgetränke: Zur Abwechslung können auch Softdrinks oder Limonaden angeboten werden.
Fazit: Ein erfolgreiches Tagungscatering muss nicht kompliziert sein
Mit einer sorgfältigen Planung und dem Fokus auf Qualität und Abwechslung wird Dein Seminar- oder Konferenz-Catering ein voller Erfolg. Du bist noch auf der Suche nach dem richtigen Catering-Partner für Dein Event? Dann bist Du bei MYMY genau richtig! Wir helfen Dir gerne bei der Zusammenstellung Deines Caterings und stehen Dir bei Fragen jederzeit zur Verfügung.